MMA - TÉCNICO ADMINISTRATIVO

Hoje falarei um pouco sobre Arquivo e Redação oficial, muitas pessoas não dão a devida importância a essas matérias, e acabam perdendo pontos de bobeira...

Arquivo

Grau de sigilo :

• Ultra secreto - 30 anos
• Secreto - 20 anos
• Confidencial - 10 anos
• Reservado - 5 anos
• podem ser prorrogados por igual período

1. Arquivo corrente - 1ª idade
2. Arquivo intermediário - 2ª idade
3. Arquivo permanente - 3ª idade

• Arranjo - 3ª fase
• Classicação - 2ª idade

1. arquivos especias - tratamento especial de armazenamento
2. arquivos especializados - assunto especifico ( independe da forma fisica)

• desclassificação - cancelamento da classificação tornando o documento ostensivo
• tabela de temporalidade - documento que fornece os dados para eliminação do documento como prazo de guarda, etc.

1. as páguinas, parágrafos, partes do documento podem ter diferentes classificações porem sera considerada o grau de sigilo mais elevado para o "todo" do documento
2. DSC documento sigiloso controlado documento que requer medidas adicionais de controle
3. documentos sigilosos sao acondicionados em envolopes duplos .No envelope externo não consta o grau de sigilo, no interno o destinatário e grau de sigilo , e tambem pode consta a a palavra PESSOAL quando for de interesse esclusivo do destinatário
4. documentos ultra secreto sera feita pessoalmente por agente autorizado, é vedada sua postagem, e são armazenados em cofre forte ou estrutura com segurança superior.
5. a reprodução de documentos sigilosos tera o mesmo grau de sigilo do original
6. CPADS comissão permanente de avaliação de documentos sigilosos - que podem ser subdividida em subcomissões

Alfabetação

1. Santo Santa São não se separam ex : Ricardo Santa Rita / Santa Rita, Ricardo obs: José dos SANTOS Silva / Silva, José dos Santos
2. sobrenomes compostos de substantivo mais adjetivo, com ou sem hifen não se separam e vão para frente Ex : Heitor Villa-Lobos / Villa-Lobos, Heitor
3. artigos e abreviações não são considerados ( eles ficam no final mesmo do nome, e valem para ordem alfabética) ex: E. Silva / Silva, E. - Ricardo d' Andrade/ Andrade, Ricardo d'
4. grau de parentesco parte ingrante do ultimo sobrenome vai para frente ex: Osório Miranda Neto / Miranda Neto, Osório
5. titulos não são considerados na alfabetação ex: Ministro Gilmar Mendes / Mendes, Gilmar (Ministro )
6. espanhois, pelo prenome (após o nome) ex: Maria Pereira de la Fuente / Pereira de la Fuente, Maria
7. japoneses àrabes e chineses como se apresentam ex: Li Yutang / Osama Bin Laden
8. Firmas, desconsidera-se os artigos e coloca-se em parenteses no final : A Tentação / Tentação (A)
9. Congresso Semiário o numeral no final 3º Congresso Nacional de Biologia / Congresso Nacional de Biologia (3º)

no método geográfico, primeiro vem a capital do estado, ou país depois o resto por ordem alfabética

iconográficos - imagens, fotos.

ideográgrico - por assunto

Numérico

1. Simples - Número
2. Cronológico - data ou periodo a que se refere
3. Digito terminal - dois ultimos pares de numeros, primeiro onde será disposto em ordem, o segundo pasta dos arquivos terminados naquele número

Redação Oficial

Presidente da Republica, Presidente do Congresso Nacional, Presidente do Supremo Tribunal Federal Vocativo: Excelentíssimo Senhor Pron. de Tratamento: Vossa Excelência

Os demais são : Vocativo : Senhor Pron de Tratamento : Vossa Excelência

Vossa Senhoria - Para os demais cargos. ( salvo reitor de faculdade e hierarquia eclesiástica)

comunicações aos chefes do executivo = Vocativo + Cargo ex: Excelentíssimo Senhor Presidente da República

as demais autoridades são tratadas pelo vocativo SENHOR seguido do cargo ex: Senhor Juiz , Senhor Ministro

Fecho das Comunicações

• Atenciosamente - Autoridade da mesma hierarquia ou hierarquia inferior
• Respeitosamente - para autoridades superiores
• todas as demais comunicações devem trazer o nome e o cargo , abaixo da sua assinatura ex: Nome (abaixo do Nome) Ministro da Justiça obs: salvo Presidente da República

1. Aviso : Ministro de Estado para mesma Hierarquia
2. Oficio: demais autoridades

ambos tem por finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da adm. Publica, padrão oficio com acréscimo do vocativo que invoca o destinatário : ex. Senhora Ministra

3. Memorando: comunicação interna, padrão oficio, com diferença de que o destinatário é tratado pelo cargo que ocupa

4. Circular : Várias repartições ou pessoas.

5. Relatório : execução de trabalhos. parágrafos númerados , exceto o fecho;

6. Ata: Declaração de fatos;

7. Requerimento : dirigido a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão amparado por lei. È um documento pessoal. Fecho pode ser abreviado ex: NT ou AD N. Termos e P Deferimento; Data no final do documento.

8. Mensagem : Vocativo pronomem de tratamento e cargo, margem a esquerda; local e data final do texto a margem direita, a mesagem como demais assinados pelo presidente da republica não traz seu signatário.

Até

Fonte : Apostilas vestcon, instituto processus, decreto 4.553/ 2002